Ateliers collaboratifs

L’atelier collaboratif, pour faire évoluer les pratiques en impliquant les équipes

Donner la parole aux collaborateurs leur permet de confronter leur expérience et leur expertise. Ils deviennent acteurs et s’impliquent : il est alors possible de modifier les pratiques de façon durable.

En effet, organiser la réflexion active des équipes sur un processus ou une problématique permet de créer une dynamique collective. C’est d’autant plus pertinent sur les tâches administratives qu’elles concernent aujourd’hui tous types de fonction et ralentissent les équipes au quotidien.

Déroulé de l’atelier

En amont

  • Transmission d’un questionnaire à chaque collaborateur pour préparer l’atelier
  • Retour de ce questionnaire par chacun des participants

Jour J

  • Introduction à la thématique
  • Travaux de réflexion en groupe avec mise en commun
  • Conclusion

Pour aller plus loin

Accompagnement des équipes pour la mise en place d’outils et/ou méthodes retenus :

Facilitatrice administrative

j’anime ces ateliers afin de vous guider vers une organisation administrative optimale !


Exemples d’ateliers collaboratifs

Moins d’emails : une meilleure communication interne

Prendre du recul sur les modes de communication en interne, un vrai défi !

L’email, sous couvert de traçabilité, nuit à la confiance au sein des équipes et entre les différents niveaux hiérarchiques. Le face à face permet de gagner du temps et rétablit le dialogue. Le dialogue, lorsqu’il est quotidien, installe une relation de confiance. La confiance induit une baisse de la traçabilité excessive.

L’atelier collaboratif permet de poser un constat de l’équipe sur l’utilisation de la messagerie électronique au quotidien pour ensuite réfléchir collectivement sur de nouvelles pratiques à mettre en place.

Gestion quotidienne des tâches administratives

Les tâches administratives réparties sur les équipes, lorsqu’elles sont trop nombreuses, éloignent vos collaborateurs du cœur de leur fonction.

En effet, aujourd’hui beaucoup de fonctions ont pour outil de travail principal un ordinateur. Les tâches autrefois gérées par des fonctions administratives (secrétariat ou autres dénominations) sont de ce fait prises en charge par chacun. Ces activités peuvent prendre un temps plus ou moins conséquent qui empiète sur les objectifs premiers des fonctions.

L’atelier collaboratif a pour objectif de recenser ces tâches afin de faire réfléchir l’équipe à des pistes d’amélioration qui permettront à chacun de se recentrer sur son cœur de métier.

Secrétaire et/ou assistantes, travaillez en réseau

Votre entreprise emploie plusieurs secrétaires ou assistantes ?

Si tel est le cas, chacun de ces postes a sans doute créé des outils (par exemple des tableaux, des formulaires…) pour les besoins de son service et/ou de son responsable. Sans partage et ajustement des pratiques, un temps considérable est consacré à réaliser ce qui existe déjà probablement au sein de l’entreprise.

L’atelier collaboratif rassemble les  postes administratifs concernés afin de faire le point sur l’existant et réfléchir à la mise en place d’un réseau interne qui permettra de gagner en efficience.

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