Atelier collaboratif

Pour faire évoluer les pratiques en impliquant les équipes

Donner la parole aux collaborateurs leur permet de confronter leur expérience et leur expertise. Ils deviennent acteurs et s’impliquent : il est alors possible de modifier les pratiques de façon durable.

En effet, organiser la réflexion active des équipes sur un processus ou une problématique permet de créer une dynamique collective. C’est d’autant plus pertinent sur les tâches administratives qu’elles concernent aujourd’hui tous types de fonction et ralentissent les équipes au quotidien.

Facilitatrice administrative

J’anime ces ateliers afin de vous guider vers une organisation administrative optimale !


Exemples d’ateliers collaboratifs

Moins d’emails : une meilleure communication interne

Prendre du recul sur les modes de communication en interne, un vrai défi !

L’email, sous couvert de traçabilité, nuit à la confiance au sein des équipes et entre les différents niveaux hiérarchiques. Le face à face permet de gagner du temps et rétablit le dialogue. Le dialogue, lorsqu’il est quotidien, installe une relation de confiance. La confiance induit une baisse de la traçabilité excessive.

Lors de l’atelier collaboratif, les collaborateurs posent dans un premier temps les avantages et les inconvénients de l’utilisation actuelle de la messagerie électronique au sein de l’équipe. Dans un second temps, ils  réfléchissent collectivement sur les nouvelles pratiques à mettre en place.

Gestion quotidienne des tâches administratives

Les tâches administratives réparties sur les équipes, lorsqu’elles sont trop nombreuses, éloignent vos collaborateurs du cœur de leur fonction.

Aujourd’hui beaucoup de fonctions ont pour outil de travail principal un ordinateur. Les tâches autrefois gérées par les fonctions administratives (secrétaire, assistant ou autres dénominations) sont de ce fait prises en charge par chacun. Ces activités peuvent prendre un temps plus ou moins conséquent qui empiète sur les objectifs premiers des fonctions.

L’atelier collaboratif a pour objectif de recenser ces tâches afin de trouver des pistes d’amélioration qui permettent à chacun de se recentrer sur son cœur de métier.

Réseau interne de secrétaires et d’assistants

Créer une dynamique interne sur les postes administratifs permet d’économiser des heures de travail.

Chaque secrétaire ou assistant a sans doute créé des outils (par exemple des tableaux ou des formulaires) pour les besoins de son service ou de son manager. Sans partage et ajustement des pratiques, un temps considérable est consacré à réaliser ce qui existe déjà probablement au sein de l’entreprise.

L’atelier collaboratif rassemble les secrétaires et assistants afin de faire le point sur l’existant et son partage. La réflexion doit aboutir à un réseau plus ou moins formalisé de ces fonctions pour gagner en efficience sur l’ensemble des secrétariats des différents services.

Collaboration Manager – Assistant

Optimiser la collaboration des binômes Manager – Assistant recentre l’encadrement sur son cœur de métier

L’assistant facilite le quotidien de son manager en prenant en charge la partie administrative, a minima, de sa fonction. Pour ce faire, la répartition des tâches doit être évidente pour l’un comme pour l’autre.

L’atelier collaboratif réunit les binômes de l’entreprise afin de mutualiser les bonnes pratiques, en inventer de nouvelles et créer la dynamique qui optimisera leur mode de fonctionnement.

Écocitoyenneté au bureau

Développer les comportements écoresponsables : un vrai challenge

L’époque est à l’économie et au respect de notre environnement. L’entreprise est aujourd’hui le lieu idéal où chacun des collaborateurs peut participer à la chasse au gaspillage.

Lors de l’atelier collaboratif, les collaborateurs recherche l’amélioration ou la mise en place d’une démarche écocitoyenne au sein de l’entreprise sur les achats, l’énergie et les déplacements.


Déroulé de l’atelier

Il peut être mis en place sous forme de réunion ou de séminaire.

En amont

  • Transmission d’un questionnaire à chaque collaborateur pour préparer l’atelier
  • Retour de ce questionnaire par chacun des participants

Jour J

  • Introduction à la thématique
  • Travaux de réflexion en groupe avec mise en commun
  • Conclusion

Pour aller plus loin

Mise en place des solutions retenues :

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